Формы и структура службы ДОУ

Делопроизводственные службы (службы ДОУ) рекомендуется создавать в

зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.

В министерствах и ведомствах – это управление делами, которое, как

правило, имеет структуру, показанную на рисунке 1.

Рисунок 1 – Структура службы ДОУ в министерствах и ведомствах

На различных предприятиях (государственных, негосударственных,

научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших

учебных заведениях создается отдел ДОУ или канцелярия. Их структурные

подразделения могут называться отделом, сектором, группой. Названия этих

подразделений показаны на рисунке 2. Ведение конкретного участка работы

также может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В исполнительных органах власти и органах местного самоуправления

создают общий отдел, который занимается также вопросами делопроизводства.

Структура общего отдела включает подразделения, показанные на рисунке 3.

Каждая из вышеназванных служб ДОУ, как видно из схем, приведенных

на рисунках 1-3, имеет структурные подразделения. Причем, часть

структурных подразделений с одинаковым названием создается и в общем

Рисунок 2 - Структура службы ДОУ на различных предприятиях

:

Рисунок 3 - Структура службы, отвечающей за ДОУ в исполнительных

Органах власти и органах местного самоуправления

отделе, и в управлении делами, и в канцелярии,. К ним можно отнести:

Секретариат, подразделения по учету и регистрации документов (группа,

Сектор, отдел и др.); группу контроля (инспекция, отдел, бюро и др.); отдел

(группа, бюро, сектор и др.) по работе с обращениями граждан; машинописное

Бюро (компьютерный центр изготовления документов); копировально-

Множительное бюро; архив.

В структуру управления делами всегда включают экспедицию для

Организации централизованного приема и отправки входящих и исходящих

Документов. Экспедиция может быть создана и в канцелярии, и в общем

Отделе, если в организации много структурных подразделений и объем

Документооборота достаточно высок.

Если руководитель понимает значение правильной организации

Документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в

Структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается

Совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение

Может называться отделом совершенствования работы с документами и

Внедрения технических средств или группой (сектором, бюро)

Совершенствования работы с документами.

Каждая служба ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее

Структурные подразделения.

В управлении делами министерства, ведомства обычно создают отдел

(бюро, сектор) правительственной переписки и инспекцию при министре.

Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных

подразделений; в него, как правило, входят:

• приемная;

• секретариат руководителя министерства (ведомства);

• секретариаты заместителей министра (руководителя ведомства);

• секретариат коллегии;

• протокольное бюро.

В состав управления делами включают канцелярию, которой

подчиняются:

• экспедиция;

• бюро правительственной переписки;

• бюро учета и регистрации;

• машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов

Документов);

• копировально-множительное бюро;

• телетайпная;

• отдел писем (отдел __________по работе с обращениями граждан);

• центральный архив.

В канцелярии и общем отделе (отделе ДОУ) как самостоятельное

Подразделение может быть создан секретариат, в который входят все

Секретари руководителей организации.

В структуру общего отдела, создаваемого в органах местного

Самоуправления, имеющих постоянно действующий коллегиальный орган,

Включают протокольный отдел (группу) и приемную.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами

выполняет специально назначенное лицо, например: инспектор, помощник

Руководителя или секретарь.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного

Подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю

Организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять