Циклу) называется документооборотом (ГОСТ Р 51141-98)

Во всем мире, в том числе и в России можно констатировать

Постоянное увеличение роста объема документооборота в организациях

(учреждениях, фирмах). Причины роста подразделяют на объективные и

Субъективные.

Главными объективными причинами являются:

Развитие НТП;

Развитие экономики;

Расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции;

Строительство новых объектов;

Усложнение процессов управления.

К субъективным причинам относят:

Бюрократизация аппарата управления (который приводит к

Созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью,

А для подстраховки на всякий случай).

Незнание или несоблюдение работниками управленческих структур

Законодательных и нормативных актов, устанавливающих

Юридические требования к оформлению документов.

Неквалифицированное документирование распорядительной

Деятельности.

Несвоевременное или некачественное выполнение заданий, срыв

Сроков их исполнения.

Отсутствие прав у подведомственных или подчиненных

Организаций в решении стоящих перед ним задач.

Некомпетентность управленческого персонала в решении

Производственных, экономических и управленческих задач.

Широкое распространение копировальной техники и ее

Бесконтрольное использование.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с

Которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот – сложный технологический процесс,

Характеризующийся различными параметрами, связанными как с процессами

Документирования, так и со всей деятельностью организации, т.е.

Документооборот представляет собой главную проблему в организации

Деятельности службы ДОУ.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько

Частей (потоков). Эти потоки обеспечивают как прямую, так и обратную

Связь в управлении.

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в

Пределах информационной системы движение данных в определенных

Направлениях. При условии, что у этих данных общий источник и общий

Приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к

Управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные

Потоки. Они связывают организации или подразделения одного уровня

Управления. Вертикальные потоки могут быть восходящие и нисходящие.

Они связывают организации различной формы.

По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий,

Исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток любой организации складывается из

следующих групп документов:

Документы вышестоящих организаций,

Документы от подведомственных организаций, содержащих

Сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о

Путях выполнения заданий, отчетные сведение о своей

Деятельности,

Складываются из документов от не соподчиненных организаций,

Направляемых с целью согласования совместных действий или

Побуждения к ним, а также с целью консультирования или

Получения информации,

Обращения граждан.

Причем в каждой организации, конечно, есть специфические

Документы во входящем потоке, например как показано на рисунке 8,

Способы доставки входящих документов также могут быть разные, например,

Как показано на рисунке 9.

Рисунок 8 - Соотношение видов поступающей корреспонденции

15%

10%

55%

20%

почта курьер э/почта факс

Рисунок 9 – Соотношение способов доставки поступающей корреспонденции

Исходящий документопоток состоит из документов, составляемых

Самой организацией и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы создаются либо в ответ на поступившие, либо

Как инициативные.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и

Используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы.

Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения.

Внутренний поток в первую очередь обеспечивает целенаправленное

Решение всех управленческих решений в пределах организации.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут

Движения.