Входящие документы, попадая в организацию, образуют 3 направления

движения (Рисунок 10):

− к руководству организации;

− к руководству структурных подразделений;

− непосредственно к специалистам.

Рисунок 10 – Распределение документов входящего потока

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю

Управленческую структуру. Здесь могут быть информационные документы,

Которые готовятся по поручению руководителя, и инициативные, которые

Готовятся сотрудниками по инициативе. Маршрут движения этих документов

Зависит от количества инстанций согласования, визирования.

Наиболее не регламентированными являются маршруты движения

Внутренних документов. Здесь более-менее упорядочено движение

Подразделения

Офис

Руководство

Специалисты

100 % 20 %

10%

70%/

Распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой

Регламентации не имеет.

Когда мы анализируем состояние документооборота в организации, то

Объективные данные можно получить из качественных и количественных

Характеристик параметров документооборота.

К качественным относятся:

Характеристики документопотоков (состав документов и их

содержание).

Маршруты движения документов (направление движения

Документов, этапы и инстанции маршрута движения документов).

Периодичность (определяем стадии документооборота).

Направленность движения.

Говоря о документообороте необходимо отличать такие понятия

Документооборота, как движение документов от объема документооборота.

Объем документооборота выражается общим количеством документов,

Поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает

Выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество

подлинников документов, а в знаменателе – количество копий.

Учет объема документооборота осуществляет служба

Делопроизводства, и это позволяет определить загрузку организации в целом,

Ее структурных подразделений и рассчитать численность службы

Делопроизводства. Периодичность подсчета документооборота определяется

Самой службой ДОУ. При необходимости документооборот можно

Подсчитать каждый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет

Выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно вести подсчет

поквартально (см. рисунок 11), а в небольших организациях достаточно

Подсчитывать объем документов за год.

Квартал 2 Квартал 3 Квартал 4 Квартал

Договоры

Письма

Рекламные проспекты

Прочие документы

Рисунок 11 - Диаграмма распределения документов исходящего потока по кварталам

Простейшая форма справки приведена в Типовой инструкции по

Делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и

Представлена на рисунке 12.

Справка

Об объеме документооборота

за__________200___г.

Документы подлКионлниичкеис тво докуметнитроавж Всего

Поступающие

Отправляемые

Внутренние

Итого

Рисунок 12 – Форма справки об объеме документооборота

Ее можно ввести как шаблон в компьютер и распечатывать с

Необходимой периодичностью.

Кроме объема важной характеристикой документооборота является

Цикличность (периодичность) потоков документов, с учетом которой

Строится рабочий работников службы делопроизводства. Наконец,

Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения

Доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в

Организации и технологию работы с ним.

Обработка входящих или поступающих документов

Прием и обработка поступающих документов осуществляется

Работниками канцелярии или секретарем фирмы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Первичную обработку,

Предварительное рассмотрение и разметку,

Регистрацию,

Рассмотрение документов руководством,

Направление на исполнение,

Исполнение и контроль исполнения,

Подшивку документов в дела.

Доставка документов в организацию происходит почтой, телеграфом,

Курьерами, с помощью телетайпа, факсимильной связи и компьютерной сети.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступающих

Документов из всех этих источников. В организациях прием и первичную

обработку могут осуществлять: 1) специальное подразделение службы ДОУ

– экспедиция (при значительном объеме документооборота); 2) сотрудник