Достаточно включить довольно условные пункты об ответственности,

которые можно отнести к любому структурному подразделению:

• за несвоевременное и некачественное выполнение

Возложенных на службу функций.

• за нарушение действующего законодательства.

Ответственность за деятельность структурного подразделения несут

Должностные лица, поэтому ответственность работников службы ДОУ за

Должностные нарушения определяется должностными инструкциями.

В Положении о службе может быть раздел «Руководство», в котором

Фактически отражается должностная инструкция руководителя службы. В

Нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем

Организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности,

права. Например, руководитель:

• распределяет обязанности между работниками службы

Делопроизводства;

• принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности

Службы делопроизводства;

• подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

Докладывает руководителю о поступивших документах;

• представляет документы на подпись руководителю;

• докладывает и представляет посетителей и т.д.

Раздел «Взаимоотношения» делится на пункты в соответствии с

Группами организаций, подразделений, должностных лиц, с которыми эти

Взаимоотношения осуществляются. Начинается он с внутренних

Взаимоотношений. И первый пункт этого раздела отражает взаимоотношения

С руководством организации. Взаимоотношения заключаются в

Представлении и в получении документов и информации. Соответственно

каждый пункт делится на подпункты: представляет/получает с

Перечислением документов.

Пример начала данного раздела:

Взаимоотношения

Служба ДОУ осуществляет взаимоотношения:

С руководством организации -

Представляет: поступившие документы с проектами

Резолюций, проекты распорядительных

Документов на подписание, аналитические

Справки по вопросам исполнения документов,

Проекты исходящих документов на подписание

и утверждение…

Получает: поступившие документы с резолюциями,

Подписанные распорядительные документы,

Приказы и распоряжения по вопросам

Деятельности самой службы ДОУ,

Подписанные или утвержденные исходящие

документы для отправки …

Взаимоотношения с такими подразделениями как юридический отдел,

Служба кадров имеет специфику, поэтому для них в этом разделе выделяют

Отдельные пункты. Остальные отделы (производственные, технические)

Имеют однотипные взаимоотношения. С большинством функциональных

Подразделений отношения службы ДОУ однотипные и документы, которыми

С ними обмениваются другие структурные подразделения, также будут

Однотипными. Все функциональные подразделения объединяются в этом

Разделе в 1 пункт, и документы перечисляются 1 раз.

Положения разрабатывает и подписывает руководитель самой службы,

Утверждает руководитель организации. Оформляется положение на общем

бланке организации (рисунок 4). Положение обязательно согласовывается с

Руководителями тех структурных подразделений, с которым в нем

Закреплены взаимосвязи.

ОАО «Пилот»

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.00 № 00

Г.Пенза

[Об отделе ДОУ]

Структура текста

- Общие положения

- Задачи

- Функции

- Права и ответственность

- Руководство

- Взаимоотношения (служебные связи)

Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи

Рисунок 4 – Оформление Положения о подразделении

Пересмотр положения проводят при изменении структуры

Организации, при переподчинении службы делопроизводства. Положение

Действует до замены его новым.

Гриф

Утверждения

В заключение следует отметить, что в последние годы служба ДОУ

Стала утрачивать свою независимость как самостоятельное структурное

Подразделение. В некоторых организациях ее включают в состав

Административно-хозяйственного отдела (АХО). Это является

Нарушением основного положения ГСДОУ, где четко установлено, что

Служба ДОУ - самостоятельное структурное подразделение организации.

Должностной состав службы ДОУ

Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны

Возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для

этого можно воспользоваться «Межотраслевыми укрупненными