Подготовка документов к передаче в ведомственный архив

Экспертиза __________ценности документов.

Оформление дел.

Составление описей дел.

Механизация и автоматизация работы с документами.

Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с

Документами.

Применение средств механизации.

Автоматизация работы с документами.

Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда

При решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,

При которых конечная цель управления достигается с наименьшими

Затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и

Обработки первичной информации до принятия управленческого решения и

Контроля за его реализацией.

Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу

Прохождения и обработки информации, является типовой и циклично

Повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы

Должны быть формализованы.

Можно предложить следующую последовательность действий при

составлении Инструкции по ДОУ:

Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,

Прав и обязанностей работников.

Изучить виды документов и состав систем документации.

З.Провести анализ документооборота конкретного объекта.

Разработать рекомендации, включающие не только организационные,

Но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.

Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку

Делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании

Основных технологических процессов выявляются основные показатели,

характеризующие организацию управления на предприятии. Например:

Объем документооборота; время прохождения основных категорий

Документации; информативность документации, поступающей по

Запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,

Затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов

Служебной документации.

Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический

Процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии

С уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и

Практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и

Учреждений показывают возможность и необходимость регламентации

Проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное

Обследование деятельности предприятия.

Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки

Технического и рабочего проектов.

Стадию внедрения.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня

Организации управленческого и инженерно-технического труда на

Предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен

включать:

• общие сведения об аппарате управления (наименование,

Местонахождение, территориальная общность или разобщенность,

Подчиненность, объекты управления);

• основные функции аппарата управления;

• положение об аппарате управления;

• должностные инструкции всех категорий служащих;

• штатное расписание;

• номенклатуры дел всех структурных подразделений;

• состав и объемы входящей, исходящей и внутренней

Корреспонденции;

• перечень имеющихся средств оргтехники.

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает

Характеристику существующей технологии выполнения работ, их

Документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого

Труда.

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата

Управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом

должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между

Руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата

Управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-

Методических документов. Эти данные также могут быть получены путем

Опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и

Самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо

Составить организационно-структурную схему и определить, насколько она