Что в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 под унифицированной системой

Документации (УСД) понимается система документации, созданная по

Единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую

Для управления в определенной сфере деятельности

В настоящее время в России разработаны следующие

Унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский

классификатор управленческой документации (ОКУД):

Унифицированная система организационно-распорядительной

Документации (ОРД);

Унифицированная система первичной учетной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной

Документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской

Документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Все эти системы являются действующими и используются в

Деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов,

Входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в

Организации унифицированные формы документов УСД включаются в

Состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть

Сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.

В общем смысле под унифицированной формой документа

Понимается (ГОСТ Р 51141-98) унифицированный текст документа и

Совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением

Документа и расположенных в определенном порядке на носителе

Информации.

При разработке унифицированных форм документов организации

необходимо:

Определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для

Подготовки документов,

Установить последовательность расположения реквизитов на

Носителе информации и правила их оформления,

Унифицировать текст документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы

языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно

Повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация

Текстов документов проводится методом выделения постоянной и

Переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся

Во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях.

Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся

Управленческие ситуации.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме

Документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В

Унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное

Место для записи переменной, новой информации.

Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо

Иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного

Назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только

Анализ конкретных документов дает основание для разделения информации

На постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в

Унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или

Таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является

Характер информации, содержащейся в нем.

Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов.

Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая

Постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения

Переменной информации, характеризующей конкретную управленческую

Ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то

есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой

Письменной речи. Представление унифицированного текста в виде трафарета

выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является

Информация об управленческих действиях. К таким документам относятся

Приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения,

Докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать

«подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации,

Которую следует вносить в пробельные места.