Формирование и оформление дел в текущем

Делопроизводстве организации

В соответствии с номенклатурой дел осуществляется формирование

Дел (группировка исполненных документов в дела).

Дела в организации формируются централизованно, т. е. в канцелярии

(службе ДОУ). При децентрализованном делопроизводстве формированием

Дел могут заниматься лица, ответственные за делопроизводство в

Структурных подразделениях.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию

Соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела

Черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо

Ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим

Руководством архива организации, а при необходимости - и

Соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные

требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо

Группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие дела; судебные дела;

Личные дела, которые формируются в течение всего периода

Работы данного лица в организации; документы выборных

Органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые

Группируются за период их созыва; документы учебных

Заведений, которые формируются за учебный год; документы

Театров, характеризующие сценическую деятельность за

Театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и

Др.;

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не

Более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по

своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При

Этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по

Датам поступления, исходящие - по датам отправления), или по алфавиту

Авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или

Составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в

Документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и

хронологии с относящимися к ним приложениями:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные

Распорядительными документами, являются приложениями к

Ним и группируются вместе с указанными документами. Если же

Они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их

Группируют в отдельные дела; приказы по основной

Деятельности группируются отдельно от приказов по личному

Составу;

• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии

С установленными сроками их хранения. Целесообразно при

Больших объемах документов приказы по личному составу,

Касающиеся различных сторон деятельности организации (прием

На работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.),

Группировать в отдельные дела;

• поручения вышестоящих организаций и документы по их

Исполнению группируются в дела по направлениям деятельности

Организации;

• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки

И другие документы группируются отдельно от их проектов;

• документы в личных делах располагаются в хронологическом

Порядке по мере их поступления;

• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате

Группируются в отдельные дела и располагаются в них по

Алфавиту фамилий;

• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы

Организации и все документы по их рассмотрению и исполнению

Группируются отдельно от заявлений граждан по личным

Вопросам;

• переписка группируется, как правило, за календарный год и

Систематизируется в хронологической последовательности,

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При

Возобновлении переписки по определенному вопросу,

Начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело

Текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В

Зависимости от специфики деятельности организации переписка

Может группироваться также за учебный год, срок созыва

Выборных органов и т.д.

Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и по