Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для

Этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,

Обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от

Пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела

Располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или

Выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках

Обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях,

Формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям

Производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта -

Заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие

Документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных

Случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным

Оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи

Подлинника.

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности

Предприятия, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое,

Политическое, художественное или иное культурное значение, входят в

Состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от

Ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения,

Техники и способа закрепления информации подлежат передаче на

Государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и

Документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих

Практическое значение, а также документов по личному составу, их учета,

Использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение

Предприятие образует архив.

В своей практической деятельности архив предприятия

Руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и

Указаниями руководителя предприятия, нормативными и методическими

Документами Росархива, других организаций Государственной архивной

Службы Российской Федерации, положением об архиве предприятия.

Архив предприятия хранит документы предприятия, организаций-

Правопреемников и при необходимости других организаций в соответствии

Со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным

Руководителем предприятия. В архив передаются дела постоянного,

Временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача

Производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив,

Как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по

Истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном

Порядке.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному

Архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и

Утвержденному руководителем канцелярии (службы ДОУ).

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии

Работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах

Описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии

Дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью

Количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел,

Дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом

Предприятия и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив предприятия

Передаются регистрационные карточки на документы. Заголовок каждой

Карточки включается в опись.

Экспертиза ценности документов

Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и

По личному составу, как уже отмечалось, должны проходить экспертизу

Ценности.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на

Основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения

Документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской

Федерации (АФ РФ) осуществляется по результатам экспертизы ценности на

Основании принципов историзма, системности и целостности путем

Комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних

Особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в