Документирования, и правила оформления документов

Рисунок 29 – Документирование процесса технического обслуживания (аварийно-

Технического обслуживания) лифтов

Рисунок 30 – Форма Журнала ежесменного осмотра лифтов

Число, Время

Месяц,

Год

ФИО лифтера Роспись Записи о поломке лифтов

(приема и сдачи смены)

Поломки

Лифта

Пуска

Лифта

Отметка для

Механиков

Лифтер Аварийная Оператор диспетчерского

Пункта

Центральная аварийно-

Диспетчерская служба

Аварийный

Электромеханик

Выполнение работы

Лифт исправен

Журнал

Ежесменного

Осмотра лифтов

Журнал приема-

Сдачи смены

Журнал заявок

Обнаружение обнаружение

Внесение сведений Внесение сведений

Сообщение Сообщение

Внесение сведений

Сообщение

Сообщение о выполнении работ

Внесение сведений о

Выполненной работе

Процесс создания документов, существующий в организации порядок

Их согласования также желательно пояснять схемой, например, как на

Рисунке 31.

Рисунок 31 - Схема процесса создания и подписания договора поставки

Если в ходе обследования предприятия анализируется порядок

Организации работы специалиста (когда делопроизводством занимается

Один человек), то можно сделать фотографию рабочего дня (см. таблицу 8).

Анализ фотографии рабочего дня позволит оценить оптимальность

«загрузки» специалиста и организации его рабочего дня.

Итоги анализа и предложения в виде проектов локальных актов по

ДОУ и проектов приказов об их внедрении представляются руководителю

Организации для принятия решений.

Таблица 8 – Фотография рабочего дня

Наименование элементов

Работы

Начало,

Ч, мин

Конец,

Ч, мин

Общее

Время,

Мин

Выработка,

Единицы работы

Начало работы 8.00 8.00

Подготовка рабочего места 8.00 8.05 5

Просмотр и сортировка

Почтовой корреспонденции 8.05 8.17 12 14 писем

Ответ на телефонный звонок 8.17 8.18 1 1 абонент

Приготовление кофе

Руководителю 8.18 8.27 9 1 чашка

Разборка поступивших факсов 8.27 8.40 13 6 факсов

Просмотр электронной почты 8.40 8.47 7 11 сообщений

Вызов абонента

Руководителю 8.47 8.50 3 1 абонент

Представление документов на

Рассмотрение руководителю 8.50 9.00 10 8 документов

Проверка и распечатка

Аналитической справки

Руководителю

Документ

«Обзвон» – напоминание

Участникам совещания 9.25 9.35 10 8 абонентов

Размножение материалов для

Совещания 9.35 9.47 12 16 документов

Соединение руководителя с

Абонентом 9.47 9.52 5 1 абонент

Приготовление кофе

Участникам совещания 9.52 9.58 6 9 чашек

Подготовка комнаты для

Совещаний 9.58 10.00 2

Прием телефонных звонков 10.00 10.57 57 20 абонентов

Уборка помещения после

Совещания 10.57 11.00 3

Фиксация планов

Руководителя на вторую

Половину дня

Мероприятия

Обеспечение приема

Посетителей 11.20 12.37 77 11 посетителей

Соединение руководителя с

Абонентами 12.37 12.52 15 2 абонента

Обеспечение руководителя

Обедом 12.52 13.00 8

Соединение руководителя с

Абонентами 13.00 13.10 10 3 абонента

Обед 13.10 14.50 100

Проверка проектов

Документов 14.50 15.20 30 20 документов

Согласование проектов с

Руководителем 15.20 16.00 40 14 документов

Подписание документов 16.00 16.05 5 14 документов

Распечатка копий документов 16.20 16.30 10 5 копий

Заверение копий документов 16.30 16.40 10 5 копий

Разговор по телефону 16.40 16.45 5 1 абонент

Поиск законодательных и

Нормативных актов по базе

Данных

Документов

Поиск необходимой

Информации в них 16.55 17.05 10 10 документов

Распечатка найденных

Данных 17.05 17.15 10 10 документов

Предоставление данных на

Рассмотрение руководителю 17.15 17.20 5 10 документов

Уборка рабочего места 17.20 17.30 10

Окончание рабочего дня 17.30 17.30

Например, на рисунке 32 приведен проект приказа о внедрении

Разработанного Альбома унифицированных форм документов.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2008 г. № __

О введении в действие Альбома унифицированных

Форм документов

Для обеспечения единого порядка оформления управленческой

Документации в аппарате администрации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и

Ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2008.

Начальнику общего отдела В.А.Макарову размножить и раздать по

Подразделениям новый Альбом унифицированных форм документов до 20.01.2008.

Начальнику общего отдела В.А.Макарову провести обучающие семинары

По внедрению Альбома со специалистами, ответственными за делопроизводство в

Отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2008.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого

Заместителя Главы администрации района Тактаева П.В.

Глава администрации района П.К.Саяпин

Первый заместитель Начальник общего

Главы администрации отдела

Железнодорожного __________

Района

__________ П.В Тактаев В.А.Макаров

«__»____ 2008г. «__»____ 2008г

Рисунок 32 – Проект приказа о внедрении Альбома форм