Порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для

Однородных дел разных структурных подразделений (направлений

Деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и

Т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,

Частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов

Номенклатуры дел определяется степенью важности документов,

Составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-

Распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих

Постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед

Заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее

располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по

Корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту

Географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко

и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов

Дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных

формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также

Вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут

Уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой

Последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не

Связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела

употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках

Указываются основные разновидности документов, которые должны быть в

Деле.

Пример: "Документы о проведении научных конференций и

симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих

Документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года,

являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации

Следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то

Составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости

составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание

Заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов,

Частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню

(типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или

Примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения

Которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями

Документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего

Архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры

Проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении

Дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения

И др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел

Заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно

Постоянного и временного хранения (Рисунок 23). Сведения, содержащиеся в

Итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке

Сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел

Проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и

Расшифровки его подписи.

Итоговая запись о категориях и кол-ве

дел, заведенных в ______ году в

Организации

По срокам хранения

Всего В том числе:

переходящих с отметкой "ЭПК"

1 2 3 4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

Руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

Передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рисунок 23 - Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации