Подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с

Архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке

Организации. Она визируется руководителем архива или лицом,

Ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом,

Ответственным за документационное обеспечение управления, и после

Одобрения Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или ЭК организации

Направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)

Соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается

Руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел

Организации структурные подразделения получают выписки

Соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год

Составляется в последнем квартале текущего года в 5 экземплярах.

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

________ N ________

Руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

Подписи

На _____________ год

Дата

Индекс

Дела

Заголовок дела Кол-во ед.хр. Срок хранения и N статей

По перечню

Примечание

1 2 3 4 5

Название раздела

Наименование должности руководителя

Службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

Лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______ от __________ N _______

Рисунок 22 - Форма сводной номенклатуры дел организации

Первый экземпляр помещается в дело. Второй используется в службе

ДОУ в качестве рабочего. Третий служит в качестве учетного документа в

Ведомственном (муниципальном) архиве. Четвертый после согласования

останется в соответствующем архивном учреждении. Пятый – целиком или в

Виде выписок может передаваться для работы в соответствующие

Структурные подразделения.

Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом

Постоянного характера и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в

Виде самостоятельного дела.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце

Каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и

Вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного

Раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры

Организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Составляется номенклатура дел на основе изучения состава и

Содержания документов, образующихся в деятельности организации. При ее

Составлении следует руководствоваться уставом или положением об

Организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным

Расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел

Постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными

Формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием

Сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В

Номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки

документов, отражающие все документируемые участки и вопросы

Деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно

Действующих органов, документы которых служат правовым основанием для

Подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности

(например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в

Номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является

Структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и

Другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений

(например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений

Заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел (см. рисунок 22) проставляются индексы

Каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из

Установленного в организации цифрового обозначения структурного

Подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в

Пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими

цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 -