Методика анализа состояния ДОУ в организации

Для того чтобы привести систему ДОУ в состояние, соответствующее

современным нормативным требованиям, необходимо провести её анализ.

Целью такого анализа в организации (подразделении) является:

• классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности

Организации (подразделения) форм документов,

• упорядочение, в целом, ДОУ организацией,

• оптимизация документооборота,

• повышение эффективности использования компьютерных технологий.

Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в

частности, должен проводиться в несколько этапов:

1. Построение структурной схемы предприятия, цель:

• определить место службы ДОУ, ее подчиненность, состав

Должностных лиц в службе ДОУ;

• выявить особенности подготовки и принятия решений в

Системе управления организацией.

Построение схемы информационных потоков в организации (в

привязке к организационной структуре), цель:

• определить состав исходной информации, получаемой в

Виде документов, при решении задач управления,

• определить состав выходной информации, оформляемой в

Виде документов, всю информацию желательно представить в

Виде схемы, как, например, на рисунке 24;

• получить данные о важности обрабатываемой и

Циркулирующей документированной информации,

Используемой в управлении;

• приблизительно оценить объем документооборота

(проверить, проводится ли в организации такая оценка

Систематически), подсчитать, сколько и каких видов

Документов оформляется, какие способы доставки и отправки

Используются.

Описание порядка документирования управленческой

деятельности в организации, цель:

• определить правила классификации организационно-

Распорядительных документов организации;

• выявить, на кого возложена ответственность за подготовку,

Согласование, подписание и утверждение каждого документа.

Анализ порядка документирования на соответствие современным

Нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель - выявить

Отклонения от ГОСТа или от ведомственных Инструкций по

Делопроизводству;

Описание и анализ процедуры регистрации документов в

организации (на предприятии), цель:

• определить, какая система регистрации используется в

Организации, какие приняты регистрационные формы, как

Формируются регистрационные номера.

Описание и анализ процедуры контроля за исполнением

документов в организации, цель:

• определить, как подходят к контролю в организации (формальная

фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных

Причин);

• описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);

• выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в

Соответствии с которыми происходит движение документов в

организации, цель:

Рисунок 24 – Схема порядка оформления документов отдела продаж

При работе с поставщиками

• выявить документопотоки (сложившиеся в организации или

Организованные в пределах информационной системы движения

Данных в определенном направлении, при условии, что у этих

Данных общий источник и общий приемник) по двум

признакам: а) по направлению (горизонтальные, вертикальные,

Нисходящие, восходящие), б) по отношению к управляемому

Объекту (входящие исходящие, внутренние),

USED AT : AUTHOR: Макшанова Наталья Михайловна DATE:

PROJECT: Последовательность движения и REV:

Соответственно оформления документов

10.05.2006

17.05.2006

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICATION

READER DATE CONTEXT:

A-0

NODE: TIT LE: NUMBER:

A0

Информация о

Поставщиках

Письма

Письма-ответы

Договора покупки и

Спецификации к ним

Счета

Платежные

Поручения

Отдел продаж

Поставщики

Договора покупки и

Спецификации к ним

Исправленные варианты договоров покупки

Федеральные законы, пастонавления правительства, указы, инструкции, ГОСТы,

Методические рекомендации, устав, должностные инструкции

Р. 1

Подготовка и рассылка

Писем поставщикам

Р. 2

Рассмотрение и анализ

Писем-ответов

Р. 3

Оформление и рассылка

Договоров покупки

И спецификаций к ним

Р. 4

Внесение поправок

В договора покупок

Р. 5

Оплата и отправка

Счетов

Р. 6

Отправка платежных

Поручений

• описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и

Исходящих документов (движение внутренних документов

Наименее регламентировано),

• посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях