![]()
Главная Обратная связь Дисциплины:
Архитектура (936) ![]()
|
МЕНЕДЖЕР И МАСТЕРСТВО ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Самое значительное, что может сделать менеджер, — это нанимать пригодных для дела новых работников. Л. Якокка
В отличие от руководителя, менеджер занимается текущими проблемами. Он следит за тем, чтобы работа выполнялась компетентно, в срок и на высоком качественном уровне. При этом он должен дозировать детальность указаний и наказаний. Исследо-
ваниями точно и надежно установлено: когда менеджер воспринимает работника как ленивого и нуждающегося в непрерывном и детальном управлении, тот начинает соответствовать таким ожиданиям. Обиженный человек работает хуже, чем может. С другой стороны, когда работа требует от исполнителя разнообразных умений, то она представляется ему гораздо более значимой, чем это есть на самом деле, что увеличивает его мотивированность, желание работать лучше и больше. Профессия менеджера требует индивидуального подхода и отчетливого понимания того, что власть, связанная с вознаграждением и наказанием, требует постоянного контроля за работой сотрудников. Гундштадт и Хьелле выявили предпочтение тех или иных средств воздействия [по 36]. Оказалось, что лица с внешним локусом контроля (по Роттеру) в гораздо большей степени, чем лица с внутренним локусом контроля, полагаются на принуждение и наказание. Это различие объясняется тем, что лица с внешним локусом контроля, объясняющие происходящие с ними события внешними причинами, с детства ощущают себя отчужденными и бессильными, поэтому все способы оказания влияния, за исключения наказания, представляются им чересчур слабыми. Вместе с тем подчиненные должны понимать принципы оценки качества их работы. Эти принципы не обязательно излагать прямо. Иногда значительно эффективнее косвенные приемы — пример или притча. В качестве примера приведем притчу о купце и приказчике.
Приказчик Петр сказал купцу: — Хозяин, ты несправедлив. Я приказчик, и Иван приказчик, а платишь ты Ивану вдвое больше. Почему так? Ведь я выполняю все твои поручения. — Я объясню тебе, — ответил купец. — Но сейчас сбегай-ка быстро к дороге. По ней идет обоз, узнай, откуда он. Петр сбегал к обозу и, вернувшись, сообщил: — Он едет из деревни Федорино. — Хорошо, — сказал купец, — а теперь узнай, куда он едет. Петр выполнил и это задание: — Он едет в село. — Иван, — кликнул купец второго приказчика, — сбегай-ка к обозу и узнай, откуда он едет. Иван побежал к дороге и, вернувшись, сказал купцу: — Хозяин, обоз едет из деревни Федорино в село на ярмарку. Везет много картошки. Нам не надо сегодня отправлять картошку на ярмарку — цена на нее упадет. Надо срочно отправлять туда капусту. — Теперь ты понял, почему я плачу Ивану вдвое больше? — спросил купец у Петра.
При организации контроля менеджеру нельзя упустить из виду, что обе стороны — и те, кто вынужден подчиняться приказам, и те, кто их отдает, — постепенно становятся все более нерасположенными друг к другу. Поэтому для минимизации такого противодействия он должен учитывать множество личных особенностей работника и в зависимости от них формулировать разные стратегии воздействия: власть, принуждение, поощрение, совет или информирование. Власть официального статуса: «Как ваш начальник, я бы предпочитал, чтобы вы использовали этот метод». Принуждение: «Рекомендую вам использовать этот метод вместо старого. Иначе не получите ожидаемой премии».
Поощрение: «Если вы будете использовать этот метод вместо старого, то получите вознаграждение». Совет: «Многие сотрудники успешно используют этот метод, и у них в этом большой опыт. Почему бы вам тоже его не применить? Информирование: «Есть научные подтверждения, что у этого метода есть существенные преимущества». Если одно из основных требований к менеджеру — умение общаться, то что это значит? Общение — это процесс установления и развития контактов между людьми, включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. Вместе с тем в обыденных деловых контактах акцент делается обычно только на прямом информативном обмене. При этом не принимается во внимание, что даже в рабочем общении люди не только обмениваются информацией, но и могут ее видоизменять, преобразовывать и создавать новую. При таком понимании общение — это взаимодействие, в результате которого происходит выработка общего смысла, единой точки зрения и согласия по поводу различных аспектов возникшей ситуации [77]. Из приведенного определения очевидно, что общение имеет три грани: восприятие, понимание и собственно коммуникация или взаимодействие. Восприятие осуществляет первичный анализ и производит глобальную оценку партнера по общению (приятно — неприятно, опасно — безопасно). На уровне этого первичного анализа принимается решение о том, надо ли продолжать общение, или стоит прервать его. Понимание представляет собой результат дальнейшего анализа ситуации. В его ходе уточняются ощущения степени волевого давления со стороны партнера по общению и принимается решение: стоит ли оно ожидаемого эффекта — получения информации (допустимо или недопустимо, уместно или неуместно мне это выслушивать?). Коммуникативная, заключительная, сторона общения. Она проявляется в целостном осознании смысла полученного сообщения (что именно мне сообщили?). Поскольку партнер по общению сначала устанавливает, приятно или неприятно ему это общение, и в зависимости от этого строит свою дальнейшую стратегию, то деловое общение менеджера с подчиненным начинается с умения его доброжелательно выслушать и не оттолкнуть первыми словами. Затем оно должно сопровождаться умением правильно — не обидно, не грубо и без излишнего продавливания — сформулировать распоряжение о задаче, которую надлежит выполнить, и заканчивается изложением способов контроля исполнения этого распоряжения. Это уточняет сам смысл указаний и исключает обиды «от недоверия». Можно заметить, что текущее общение менеджера с подчиненными всегда включает постоянную и переменную составляющие. Если переменная связана с необходимостью передачи новой информации, новых приказаний и инструкций, то постоянная — с мониторингом, т. е. отслеживанием текущей ситуации в рабочей группе. Для сохранения понимания реального положения и достижения хороших производственных результатов менеджеру необходимо держать руку на пульсе, контролируя ситуацию с помощью время от времени задаваемых простых вопросов: «Как продвигается работа?», «Что вас удовлетворяет (не удовлетворяет) в наибольшей степени?», «Не нужна ли моя помощь для достижения успеха?» Только такое постоянное общение создает условия для открытого обсуждения, когда сотрудники могут поднимать наболевшие вопросы и высказывать то, что их беспокоит.
В процессе текущего контроля надо избежать в общении поведения, травмирующего собеседника. Мы отметим только три — наиболее опасные — формы поведения. 1. Давление— проявляется в виде предупреждений, директив, чтения нотаций, угроз и навязывания обязательств. Такое общение обычно интерпретируются сотрудником как неуважение, невнимание к его проблемам. 2. Насмешки — проявляются в виде ярлыков и речевых стереотипов («Вы как всегда...», «Ну конечно, вы опять...», «И на этот раз не обошлось без...»). Такое поведение воспринимается как оскорбление, обвинение в несостоятельности и побуждает к агрессии. В ответ на предполагаемые и переживаемые оскорбления припоминаются все прошлые обиды, и начинает раскручиваться спираль взаимных претензий. 3. Ускользание — проявляется в демонстративном уходе в сторону от тем, волнующих собеседника. Такая стратегия трактуется как попытка отмахнуться от главных вопросов или уйти от ответственности за принятие некого решения. При сообщении новой информации необходимо делать акцент на точности, ясности и краткости формулировок, поскольку это значительно повышает вероятность того, что вас поймут правильно. Избегая пространности в формулировках своего указания или приказа, менеджер снижает вероятность его искажения. Поэтому так вредно при инструктировании говорить излишне длинно. Нет ничего хуже затянувшегося инструктажа, когда участники уходят после совещания, не поняв, кто за что отвечает и что к какому сроку нужно сделать. В этом случае время потрачено впустую, а авторитет менеджера подорван [83]. Требование краткости связано и с тем, что весомость сказанного — в немногословии. Умение говорить ясно и кратко требует некоторых усилий, но они всегда оправданы.
Так, в бытность первым консулом Бонапарт лично работал над формулировкой гражданского кодекса. Он хотел изложить его так ясно, чтобы все законы были понятны даже самому безграмотному крестьянину. Вместе с Бонапартом над гражданским кодексом работали, помогая ему построить стройные логичные формулировки, крупнейшие умы французского юридического мира. Совместно они использовали все преимущества французского языка, который, по общему мнению, и сам по себе отличается исключительной ясностью и определенностью. Поэтому кодекс Наполеона и оказался великолепнейшим образцом инструкций.
Допустим, что распоряжение было изложено ясно и кратко. Достаточно ли этого? Нет. Теперь надо учесть, что и как может быть понято. Адекватное понимание подчиненными инструкций является весьма существенным фактором успешности менеджера. Для иллюстрации приведу выразительный эпизод из своей практики, показывающий важность своевременного, корректного и однозначного сообщения подчиненному, причины вызова к начальству. В Уфе возникла необходимость назначить нового руководителя высокого ранга. На это место прочили главного инженера одной из буровых. Однако не все были согласны с этим назначением, и согласование продолжалось. Тем не менее претендента срочно вызвали в Уфу, предполагая, что к его появлению все бумаги будут подписаны. За час до получения вызова у него на буровой произошло ЧП — один из рабочих упал с большой высоты, и возможность благополучного исхода на-
чальнику была неизвестна. Очень взволнованный, он тем не менее выехал, полагая, что причина срочного вызова в том, что о случившемся кто-то уже успел сообщить в центр. Когда он прибыл в приемную к руководству, то вместо обычного внимательного отношения и быстрого решения всех проблем на него никто не обратил внимания, и его не принимали более 50 минут. Обдумав ситуацию, он пришел к заключению, что ЧП на буровой закончилось смертельным исходом, и представил себе все последствия. Поделившись такими предположениями с секретаршей, он вышел в коридор, где и скончался от инфаркта в свои 39 лет. Совершенно понятно, что если бы ему своевременно и четко сообщили причину вызова и дали возможность сразу узнать, что рабочий отделался ушибами и переломом ноги, то этого трагического события можно было избежать. Действительно, все мы знаем, как часто начальственное лицо не дает себе труда сообщить, зачем вызывает подчиненного и как стремительно большинство людей придумывают себе самые неблагоприятные его причины.
Кроме точности и своевременности информирования, менеджеру надо иметь в виду, что себя и другого каждый человек воспринимает по-разному. Такое различие приводит к тому, что представления о причинах и следствиях поступков становятся тенденциозными. Это проявляется в том, что свои неудачи обычно объясняются свойствами других людей или внешними обстоятельствами, а свои успехи — собственным сильным характером и неумением других успешно использовать внешние обстоятельства. Таким образом, результат общения определяется детальным учетом того, с кем придется говорить: как он относится к вам и как вы относитесь к нему. Объективность отношения может существенно искажаться воздействием гало-эффекта. Этот эффект нарушает объективность межличностного восприятия в случаях, когда одна положительная черта человека бросается в глаза окружающим и оттесняет на задний план все его другие качества. Приведем в пример только одну выдающуюся черту — внешнюю привлекательность. Красивым людям часто автоматически приписываются и другие положительные качества — талант, доброта, честность. Такая тенденциозность связана с подсознательным убеждением, что «красивая форма предполагает прекрасное содержание». Даже агрессивному поступку придают меньшее значение, если оно совершается красивым человеком. Кроме того, многие считают красивых более умными. Известны случаи, когда в суде красивым подсудимым выносили менее суровые приговоры. Поэтому независимо от остальных достоинств у красивых людей больше шансов получить хорошую работу, и она будет более высокооплачиваемой (отсюда особое значение заботы о внешности при первом знакомстве!). Воздействие гало-эффекта смягчается наличием сходства между взаимодействующими людьми. Как правило, человеку нравятся люди, похожие на него. Причем не имеет значения, о каком именно сходстве идет речь — о сходстве мнений, личностных качеств, происхождения или стиля жизни. Даже умение принять в беседе такую же позу или умение «зеркально» отражать стиль речи способствует сближению. Существенное влияние на восприятие другого оказывает не только сходство политических и религиозных взглядов, но даже одежда и предпочитаемый сорт сигарет. Акцентирование сходства- Один из распространенных способов косвенной лести. Для менеджера лесть особенно опасна, поскольку льстец всегда может манипулировать тем, кто непроизвольно испытывает к нему симпатию. Особая бдительность при восприятии лести не-
обходима в связи с тем, что похвалам и лести практически невозможно противостоять. Тем более что, в отличие от критических замечаний, похвала не обязательно должна быть точной. Итак, взаимодействие всегда опосредовано психологической ситуацией общения. Общение с новатором — одна из труднейших граней работы менеджера. Постоянное новаторство может выступать раздражающей чертой поведения, а подчас оно бывает и весьма утомительным. Кроме того, надо учитывать, что новатор достаточно часто настроен агрессивно, т. к. неизбежно приобретает врагов среди тех, кто получает выгоду от сохранения status cwo — старого порядка или устройства. Вместе с тем менеджер должен понимать, что новаторство гибнет там, где присутствует вера в единственно правильное решение, поскольку при таком подходе упускаются другие, возможно лучшие, варианты решений. Поэтому менеджер всегда должен быть готов не только выслушать, но и поддержать человека, высказывающего другой подход к решению проблемы. Теперь посмотрим, как воспринял инструкции менеджера подчиненный. Для него информативность указаний зависит от того, насколько понятно они сформулированы, могут ли они быть поняты в полном объеме, и допускают ли они однозначную интерпретацию. Точность понимания определяется тем, насколько воспринятая информация совпадает с тем, что имел в виду менеджер (сообщил как раз то, что хотел). Часть сообщения как-то интерпретируется, причем объем этой части определен долей полезной для слушающего информации, которая не всегда совпадает с замыслом менеджера (словами или манерой поведения сказал что-то сверх того, что предполагал). Объем понятого связан и с долей исходной информации, которая имеет тенденцию быть потерянной для слушателя (не донес всего необходимого). Извлечение только основной части информации из указаний или восприятие побочной вместо основной свидетельствует о неумении общаться. При инструктировании следует иметь в виду, что руководитель может рассчитывать на то, что менеджер поймет не более 60% излагаемой ему информации. В свою очередь, подчиненный менеджера тоже поймет не более 60% и т. д. до последнего звена в этой цепочке. Тогда если руководство состоит из пяти звеньев, то внизу поймут около 13% смысла первоначального распоряжения. Отмеченные ошибки в значительной степени являются следствием пренебрежения обратной связью, т. е. тем, что в ходе общения обе стороны играют активную роль и должны не только четко излагать, но и уметь сосредоточено слушать («Я весь внимание»). Вместе с тем большинство людей не умеют слушать, потому что этому их никто не учил. Поэтому достаточно часто человек слушает другого с негативной установкой — чтобы вовремя прервать или опровергнуть («Мне недосуг вас дослушивать и вообще это не о том!»). Продуктивное слушание предполагает иную установку — поиск ответа на вопрос: «Какие новые возможности заключены в том, что он говорит?» Поэтому, когда менеджер рассказывает подчиненному, как нужно изменить работу, — это только начало общения. Чтобы организовать полноценный обмен информацией, после изложения задачи он должен еще услышать от подчиненного, как тот понимает задачу и как он представляет себе ожидания менеджера в отношении результатов его деятельности. Для достижения согласия имеет значение не только понимание, но и интерпретация полученной информации. Ведь даже если человек все понял, важно, чтобы он еще и принял, согласился с этим. Менеджеру необходимо постоянно спрашивать себя —
сможет ли подчиненный в данное время вынести такое объяснение? Поможет ли оно ему мыслить более конструктивно? Информация, противоречащая опыту человека, ранее усвоенным понятиям или социальным установкам, мешает ему понять даже точную формулировку задания. В таком случае информация либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с личным опытом или ценностными ориентациями. Эффективная обратная связь позволяет снизить психологический барьер взаимопонимания, возникающий вследствие того, что менеджер и подчиненный видят проблему с разных точек зрения и в разных масштабах. Подчиненный прекрасно ориентируется в деталях, менеджер же рассматривает ситуацию в целом и на фоне других проблем, поэтому может не замечать частностей. Чтобы добиться открытости и доверия, менеджеру следует организовать двустороннее общение и играть в нем направляющую роль. С этой целью ему необходимо проявить внимание и уважение к «мелочам и деталям» и, кроме того, постараться научить подчиненных вникать в проблемы не только своего участка работы, но иногда и всей организации. Для этого менеджер должен уметь подготовить и выдать как бы избыточную информацию. Появление препятствий во взаимопонимании может иметь и другие причины, которые чаще всего связаны с общим положением дел в организации. Среди них выделим три главных: 1. Возникновение и укоренение в фирме статусных предрассудков и акцентирование различий уровней иерархии, нарушающих нормальные потоки распространения информации («Вам и не положено это знать»). 2. Наличие неудовлетворительного фона отношений с отдельными людьми фирмы. Тогда сообщение менеджера может восприниматься неадекватно или даже умышленно искажаться из-за чувства антагонизма («Ну что дельного он может сказать?»). 3. Недостатки образования и профессионализма подчиненных, приводящие к неумению четко выражать свои мысли, что затрудняет обратную связь при изложении целей предполагаемых действий («Мямлит нечто невнятное»).
Перечисленные обстоятельства порождают предубеждение в отношении сообщения. Любые причины возникновения неадекватных установок по отношению к подчиненным при передаче распоряжений и инструкций приводят и к неправильному выбору канала общения. Здесь имеется в виду, что общение может осуществляться непосредственно — «лицом к лицу», а может — по телефону, письменно, через ЭВМ и Интернет. Рассмотрим достоинства этих каналов. Считается, что инструктировать лучше при непосредственном общении, в устной форме, когда непонимание можно поправить сразу. В этом плане коммуникация «лицом к лицу» более эффективна, т. к. позволяет расширить объем получаемой информации за счет невербальных составляющих: мимики, жестов, движений и т. п. Проблемы передачи указаний по телефону связаны с тем, что звонящий не знает, в каком состоянии он застает абонента, и поэтому не может корректировать эффект восприятия сообщения. Вместе с тем в телефонных разговорах дополнительную информацию, не содержащуюся в самом тексте, могут дать интонации говорящего, паузы и повторы. При решении вопроса — как нечто довести до сведения подчиненного по телефону или письменно — имеет значение эмоциональная окраска сообщения. Когда
Есть желание или необходимость похвалить человека, лучше сделать это в письменном виде, а когда надо гарант неодобрение, лучше сделать это по телефону. Письменный текст рекомендуется применять только в особых случаях, поскольку без актуальной обратной связи любую записку можно истолковать так, что первоначальный ее смысл будет искажен. Письменное сообщение выигрывает при изложении фактов и статистических данных, но проигрывает при необходимости оценить его эмоциональное воздействие и понять подтекст. Вместе с тем, когда мысли излагаются письменно, это побуждает автора четче осознать ситуацию и вникнуть в конкретные детали. Изложив информацию письменно, человеку гораздо труднее ввести в заблуждение себя или кого-либо другого. Распространение персональных компьютеров покончило с громадными издержками, которые плодили всяческие совещания по координации работы подразделений, по выработке единой политики и прочим внутренним проблемам. Электронная почта фирмы все больше заменяет служебные и докладные записки, отчеты о командировках и телефонные переговоры. Поэтому теперь совещание с реальным присутствием участников стало проводиться все реже и только в исключительных случаях. При организации общения и распределении рабочих заданий полезно учитывать типовые психологические особенности, определяющие поведение человека. Так, экстраверты, в отличие от интровертов, предпочитают работу, характеризующуюся новизной, разнообразием, непредсказуемостью. Если работа слишком спокойная, экстраверты ищут дополнительные раздражители, не исключающие даже элементы риска. Когда новизны и разнообразия им остро не хватает, они могут начать удовлетворять свою потребность во внешней стимуляции с помощью межличностных и межгрупповых конфликтов. Склонность к риску — очень тревожный показатель рабочих отношений, и поэтому важно, что ее можно тестировать. Это достижимо, например, с помощью методики Г. Хана, в которой испытуемым с завязанными глазами предлагают идти в направлении рва, на дне которого разбросаны осколки бутылочного стекла. Склонность к риску определяется тем, насколько уверенно испытуемый идет ко рву, сколько шагов он делает, с какой скоростью он движется, какое поведение он при этом демонстрирует. Исследования показывают, что люди с различной склонностью к риску (экстраверты и интроверты) по-разному ведут себя не только в диагностической ситуации, но и в работе. Одни не делают даже первых шагов, а другие безмятежно рискуют всем, что находится в их распоряжении. Поскольку простая и однообразная работа утомляет экстраверта (чтобы постоянно не отвлекаться, он должен непрерывно себя контролировать), то за это дополнительное усилие он будет добиваться дополнительной компенсации. Кроме того, если экстраверт не видит возможности роста и усложнения деятельности, он считает справедливым добиваться более высокой оплаты за то, что он делает. Это воспринимается им как компенсация за отсутствие перспектив развития. Совсем иная реакция на ту же ситуацию у интровертов, поскольку они предпочитают предсказуемость, порядок и стабильность на работе. Учет даже этих индивидуальных особенностей позволяет менеджеру избежать ряда проблем. При общении с людьми разных характеров и темпераментов особое значение приобретает стиль общения менеджера. Он должен отличаться ясностью, последовательностью и уважением к подчиненным. Здесь опасна как излишняя мягкость («если вы не против...», «если вам это подходит...»), так и излишняя твердость («...и никаких гвоз-
дей!»). Для того чтобы избежать необходимости прибегать к излишней жесткости в общении, надо научиться быстро и решительно справляться с проявлениями открытой вражды между подчиненными. Любое промедление приведет к обострению отношений и расшатает как доверие людей друг к другу, так и собственные позиции менеджера. Стандартная ситуация, в которой именно стиль взаимодействия играет решающую роль, — это первая беседа при приеме на работу. Недостаточная информированность менеджера при первом контакте приводит к неправильному восприятию соискателя, т. к. он вынужден «домысливать и достраивать», т. е. приписывать незнакомцу качества, позволяющие включить его в привычную для менеджера систему представлений. При этом восприятие и оценка другого человека деформируется за счет распространения на него собственных характеристик — атрибуций («Он не сильно отличается от меня и поэтому...»). Для избежания этой ловушки менеджеру надо контролировать себя, чтобы внешний вид соискателя, общность социального положения и манер не повлияли на восприятие и не способствовали незаслуженно высокой оценке. Неудачный стиль общения менеджера может проявиться и в манипулировании подчиненным или группой, в склонности не столько разрешать ситуацию, сколько при- нуждать группу к выгодному соглашению специальными приемами. Одним из распространенных способов давления является привлечение к принятию решений или выдвижению предложений лиц авторитетных, но практически посторонних и не имеющих в данном вопросе права голоса. Тем самым внимание группы отвлекается от важного обстоятельства — решение должно быть принято только теми, кто имеет на это полномочия и будет нести ответственность за его осуществление. Однако тенденция к манипулированию может быть протестирована и на основании полученных результатов нормализована. С целью коррекции избыточного стремления к манипулированию разработан недирективный личностный тренинг. Достигаемый в этом тренинге эффект— отказ от манипуляции другими людьми «как пешками». В процессе тренинга формируется понимание, что всякое нагнетание эмоциональных оценок облегчает манипулирование за счет нарушения внимания и отключения нормальной логики. Поэтому если необходимо сохранить обычную логику сотрудника или группы, надо всеми силами гасить эмоциональный накал участников. Даже у лиц с хорошо развитыми логическим мышлением и способностями к умозаключениям яркая эмоциональная окраска переживаемого события существенно нарушает логику. Обращаясь к основной линии этой книги, сформулируем требования к менеджеру, несоответствие которым создает почву для возникновения конфликтов и внутренней напряженности. Менеджеру необходимо иметь способность не утомляться от череды новаций и необходимости менять тактику, умение быстро и без внутреннего протеста воспринимать новые формы, что всегда трудно для интроверта; умение свободно и адекватно использовать известные приемы работ, что легче для лиц с большим профессиональным опытом и труднее молодым; умение на работе доброжелательно об-щаться с многими людьми (у сангвиников это получается без проблем, чего нельзя сказать о холериках и флегматиках).
![]() |